Cambiar de software sin perder planes vigentes ni historial
Una migración correcta empieza con un respaldo total, no con prisa. Después clientes, planes vigentes, reservas futuras e historial. Te decimos qué revisar el primer lunes en vivo.
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La migración correcta empieza con un respaldo total de todo lo que hay hoy. Después cargas clientes, planes con sesiones restantes y fechas exactas, reservas ya pagadas e historial. El primer lunes en vivo revisas los cobros del mes, la grilla de clases y las reservas por app.
El respaldo comes primero
Antes de tocar nada, exporta todo desde tu software actual. No "luego", ahora.
Qué exportar:
- Lista completa de usuarios / clientes (nombre, teléfono, email, RUT, fecha de creación)
- Todos los planes vigentes (usuario, plan, precio, sesiones restantes, fecha de vencimiento, fecha de compra)
- Reservas futuras (usuario, clase, fecha, horario, si pagó o si es gratis)
- Historial: quién vino, quién no fue, quién se canceló, fechas exactas
- Datos de cobro (tarjeta de crédito, RUT, dirección para boletas)
Esto son carpetas de Excel o CSV que guardas en tu nube. No las borres. Si algo falla, vuelves a las carpetas y cargas de nuevo.
Muchos migrantes dicen "ya tenemos todo en el sistema anterior, no importa". Importa. El sistema anterior probablemente siga en tu computadora o en la nube del antiguo proveedor. Copia todo antes de que desaparezca.
El orden correcto
Este orden es firme porque cada paso depende del anterior.
1. Clientes primero
Carga la lista de usuarios. Nombre, teléfono, email, RUT. Una fila por usuario. No hagas nada más de momento.
Revisa: ¿Hay usuarios duplicados? ¿Nombres que parecen iguales pero distintos (María vs. Mary, J. García vs. Jorge García)? Fusiona los duplicados obvios ahora, antes de cargar planes. No hagas esta limpieza después de que los planes estén ya adentro.
2. Planes vigentes, exactos
Carga los planes que están vivos hoy. Cada plan tiene:
- El usuario
- El nombre del plan ("Plan 12 clases", "Acceso ilimitado", etc.)
- Sesiones restantes (o clases restantes)
- Fecha exacta de vencimiento
- Fecha en que se compró
El error clásico: "El usuario tenía 12 clases pero ya usó 8, así que cargo 4." Incorrecto. Cargo 12 y dejo nota que la clase 9 ya pasó. El historial dice qué pasó. El sistema ve 12 sesiones vivas.
Otro error: perder la fecha de vencimiento. "Era un plan de 3 meses, así que sumé 3 meses a hoy." Si se compró el 1 de junio para 3 meses, vence el 30 de agosto, no el 2 de septiembre. Busca la fecha original o pregunta.
3. Reservas futuras
Después de planes, carga las reservas que ya están pagadas. Usuario, clase, fecha, horario. Una fila por reserva.
Revisa: ¿Cuáles son puras (el usuario reservó y la clase es el miércoles)? Esas cargan tal cual. ¿Cuáles tienen duda (la clase es el viernes pero la reserva dice "confirmada" pero no sabés si el usuario tiene cupo aún)? Deja nota en el comentario y cargala igual. El sistema verifica en vivo.
No cargues: Cancelaciones, no-shows, cambios de horario que ya pasaron. Eso es historial, viene después.
4. Historial
Después de todo lo anterior, carga las filas que YA PASARON: quién asistió, quién no fue, quién canceló, fechas exactas. Es la parte que no toca dinero activo hoy pero que te ayuda a ver qué pasó.
¿Por qué último? Porque el historial no rompe nada. Si te equivocas en una fila de historial, el usuario no pierde sesiones. Si te equivocas en un plan vigente, el usuario no puede reservar.
Qué revisar el primer lunes en vivo
El lunes es el primer día en vivo. Esos son los controles no negociables:
Cobros del mes
Abre el panel de cobros. ¿Quién se cobra hoy, mañana, esta semana? ¿Los montos son correctos? ¿Se cobran a las tarjetas que migraste?
Si alguien tenía un plan de $150.000 mensuales que se cobra el 15, y lo cobraste mal o la tarjeta falló, perdiste dinero y el usuario se enoja. Revisa fila por fila. No es paranoia, es que la mayoría de los problemas son aquí.
Grilla de clases de esta semana
Abre el horario. Yoga el lunes 10:00. Pilates martes 17:00. ¿Los cupos están correctos? ¿Los profesores están asignados? ¿Hay clases fantasma (clases sin profesor)?
Reservas que entra la gente
Abre la app o el link de reservas. Intenta reservar una clase. ¿Te deja? ¿La reserva aparece en el panel? ¿El cupo se actualiza?
Si todo eso funciona, respira. El resto de la semana es ajustes.
Los errores típicos
Mezclar personas por nombre parecido
El sistema anterior tenía "Jorge García" y tú tenías "J. García". Los cargas como dos personas. Ahora hay un fantasma sin planes y otro sin historial.
Cómo evitarlo: Antes de cargar nada, abre la lista de clientes en tu software antiguo y en Vita lado a lado. Busca nombres raros (dígitos en apellidos, espacios extras, acentos). Estandariza: "García" no "garcia".
Perder la fecha de vencimiento
"El usuario compró el plan hace 2 meses, así que vence en 1 mes." Puede ser. O puede ser que compró un plan de 1 mes hace 1,5 meses y ya venció. Busca la fecha original. Si no la tenés, pregunta al cliente. Mejor tarde que incorrecto.
Dejar fuera las reservas ya pagadas
"Las reservas las creamos después de la migración, cuando la app esté lista." Entonces el usuario abre la app el lunes, ve que no tiene reservas (aunque ya pagó), y se enoja. Carga las reservas futuras, aunque sea en un CSV, antes de ir en vivo.
Cargar sin respaldo
"Ya pusimos todo en Vita, no necesitamos las carpetas de Excel." Tres días después hay un error, necesitás volver y no tenés copia de nada. Guarda las carpetas. No pesan nada. Bórralas en 6 meses si todo anda bien.
Qué exigirle a tu proveedor actual
Antes de irte, pídele explícitamente:
- Exportación completa en CSV o Excel. No en "un reporte web". Archivos descargables que puedas abrir en tu máquina.
- Datos exactos: fechas en formato AAAA-MM-DD, números sin símbolos de moneda ($, peso, etc.), celdas vacías si no hay dato (no "N/A", no "-").
- Una prueba: "Me das la exportación, la cargo en el sistema nuevo, vuelvo, y me confirmas que los datos que ves acá son iguales a los que ves allá."
- Acceso a tu cuenta por 30 días después de migrar. "Si encuentro un error, puedo volver a pedirte un dato específico."
Si el proveedor dice "no podemos exportar", eso es un problema. Busca otro. Los datos son tuyos.
¿Cuándo es "ya"?
Si tienes menos de 100 usuarios activos y 50 reservas futuras, 1 día de migración.
Si tienes 500 usuarios, 200 planes vigentes y 500 reservas, mínimo 2 días en Excel + 1 día de carga + 1 día de revisión. Total: 4 días.
Haz la migración en un fin de semana largo si puedes. El lunes en vivo es el día que cuenta.
Preguntas frecuentes
¿Y si pierdo la fecha de vencimiento de un plan?
Pregunta al cliente. "Compraste el plan el 15 de junio, ¿era 1 mes o 3 meses?" Es raro que el cliente no se acuerde. Si no, carga el plan como si fuera 30 días desde hoy y revisa con el cliente el lunes.
¿Qué hago si un usuario tiene reservas en el sistema viejo pero yo no las tengo en el Excel?
Revisa con el cliente. "Tengo anotado que reservaste yoga el viernes. ¿Es cierto?" Si es cierto, cárgalo. Si el cliente dice que no, no lo cargues. El sistema viejo a veces muestra cosas fantasma.
¿Pierdo el historial si no lo cargo?
Sí. Si migras sin historial, el sistema nuevo empieza en cero desde el día 1. Los clientes no ven que asistieron 50 veces el año anterior, ven que acaban de empezar. Carga el historial aunque sea un mes atrás.
¿Cuánto cuesta cargar datos en Vita?
Nada. Nosotros ayudamos a cargar. Traés las carpetas de Excel, nosotros verificamos, cargamos, y el lunes empezás en vivo. Cero costo si traés los datos limpios.
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Lo configuramos nosotros y revisamos los números contigo cada mes.
Fundador de Vita. Trabaja con más de 100 gimnasios, estudios de pilates y centros de rehabilitación en Chile, metido en la recepción, en los cobros y en las campañas de cada uno.
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